2009-11-21 09:49 / Richyli.com 李怡志
我經常四處教授或演講「如何簡報」，或者「製作簡報檔」這些題目，當然，我並不是純粹教簡報的人，我自己也要大量簡報、演講、教學。不管是聽簡報課、簡報圖表課或一般聽演講的人，都會問我「你如何製作簡報？」、「你用什麼軟體？」、「你花多少時間？」等等。彷彿我使用的軟體跟他們不一樣，所以呈現的效果才不同。
事實上，我用的軟體不但比很多人老舊（PowerPoint 2003版 -_-），而且我的美工能力也不怎麼樣，要講「漂亮」，是完全談不上的。只是我的簡報中有適量的圖表，圖表的內容、形式與動態操作（人才是關鍵啊），都還算合宜，所以讓人感覺到我電腦內安裝了什麼神兵利器一樣，但其實沒有。我的Slide若單張單張流落出去，大概一般人是不會多看兩眼的，很單調，跟一般人想像的「設計」有極大落差。
其實「製作簡報」不應該花太多時間，畢竟溝通是否能夠達到目標，聽眾是否產生預期的回饋才是重點，好的簡報與演說沒有一定要打開電腦（例如電梯簡報），使用PowerPoint投影片或者使用投影機。再好的簡報製作技巧或設計，都挽救不了、也掩飾不了破碎沒有邏輯的訊息。
當然，簡報製作這件事還是很重要，如果大家商業溝通、說明或說服的準備時間一樣，「製作簡報投影片」的時間越短，代表思考、撰寫訊息、演練的時間就越充裕。
為什麼要製作簡報範本？
要縮短時間，「製作合手的簡報範本」又是其中的核心。上搜尋引擎查「簡報」，就會發現很多人在找「簡報範本」、「簡報範本ppt」、「免費簡報範本」、「簡報範本下載」、「簡報設計範本」之類的，顯然這件事情很重要。但，這麼重要的事情，你怎麼會想要下載別人的呢？簡報範本有兩層意義，對個人而言，畢竟風格、習慣不會常變，所以常使用的字形、配色、背景等等，可以不用每次都重新設定。對企業而言，這是企業品牌與CI的一部份，最好是有一個統一配色、統一風格的版本給員工使用。
我十分建議任何上班族都建立自己的PPT簡報範本，不論簡報的篇幅長短，這樣最少可以節省30%以上的時間。而且簡報範本不用想說「我第一次就要弄一個很棒的」，不用。你確定好自己常用的字型與顏色後，改之。對配色有了新的看法，修之。想要增加一套母版，增之。久而久之，就會有一個非常合手的母版。
製作基本母版
製作簡報範本時，記得要先有下列這幾張母版：
- 封面（用標題母片）
- 章節頁（用標題母片）
- 內文頁
- 封底
改色彩配置
然後記得要調整預設的「色彩配置」，我沒用過PowerPoint 2007，不過在PowerPoint 2003之下，色彩配置的第一個顏色，就是每次你畫圖時的預設顏色。你喜歡用灰色的，改成灰的；愛用紫色的，改成紫色的。其他三個顏色，等你用熟了我再跟你講。
善用設計範本
時間久了之後，你會有不同的配色，例如純白底、背景、純黑底等等，這時候記得在母版中多製作幾種，然後利用「簡報設計範本」來更改，這樣就能夠快速使用不同的版面設計。
完成簡報範本後，記得存成 Blank.pot，之後每次打開PowerPoint，就自動是你喜歡的設定。
在PowerPoint下，只要把握這三個簡報範本製作的原則，以後就不用每次花時間去更改一堆設定，看起來也一定比網路上亂抓的要專業，符合自己與企業的需求。
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